Procesos de contratación
Aquí encontrarás los diferentes aplicativos que deberás utilizar con el fin
de
consultar y hacer parte de los diferentes procesos de contratación de CHEC.
Encuentra aquí los procesos de compras de bienes y servicios menores o iguales a 250 SMLMV que se encuentran en etapa de publicación y cotiza aquellos que sean de tu interés.
Compras operativas ofertas vigentes
Consulta aquí el procedimiento establecido por Grupo EPM para las compras operativas.
Procedimiento compras operativas
Son aquellos procesos de compra de bienes y servicios menores o iguales a 250 SMLMV
que se encuentran en etapa de publicación.
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Consultar la Página Web de CHEC
En la sección de “Procesos de Contratación Vigentes” encontrarás
un vínculo denominado “Compras Menores Vigentes” el cual te llevará
a la página TE CUENTO, donde se publican diariamente los procesos
de compra de bienes y servicios menores o iguales a 250 SMLMV.
Ahí encontrarás la descripción del producto y sus
especificaciones técnicas.
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Preparar Ofertas
Si tienes un producto o servicio que consideras cumple con los
requisitos exigidos, podrás presentar una cotización a través
del aplicativo “Ingreso para Cotizar Compras Menores” dentro de
los tiempos establecidos y cumpliendo con las condiciones
estipuladas en la publicación del proceso.
Recuerda que en CHEC, para poder participar en procesos de compra
menor, deberás estar inscrito en el Registro de proveedores y
contratistas del Grupo EPM en estado aprobado.
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Presentación de la Cotización
Recuerda que deberás realizar tu cotización a través del aplicativo
dentro de la fecha y hora establecidas para tal fin en la publicación.
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Matrícula de Terceros
En caso de ser la primera vez que contratas con CHEC, en el link
Matrícula de Terceros encontrarás las instrucciones para
registrarte en nuestro sistema contable con el fin de poder
tramitar tus pagos.
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Aceptación del contrato y ejecución
Recuerda estar pendiente del correo electrónico que registraste
como contacto en el Registro de proveedores y contratistas del
Grupo EPM, pues en caso de quedar seleccionado, allí se te
notificará sobre la publicación de la respectiva orden de compra.
Una vez notificado, deberás acceder al aplicativo Ingreso para
cotizar compras operativas en la página web de CHEC para confirmar
dicha orden de compra y perfeccionar, de esta manera, el contrato.
En caso de requerirse, deberás allegar al proceso de adquisición
de bienes y servicios las pólizas solicitadas desde la publicación
del proceso.
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Entrega del bien o servicio
Deberás entregar el bien o servicio en los lugares y fechas
establecidos según el procedimiento de entrega en el Almacén
General de CHEC o donde lo haya convenido la publicación.
Debes entregar el pedido completo (no se aceptan parciales) con
la copia de la orden de compra y la respectiva remisión de los
materiales donde deberá estar registrado el número de dicha orden.
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Facturación
El proveedor que se encuentre obligado a facturar de manera
electrónica debe enviar la factura, archivo XML y notas crédito
al siguiente buzón, el cual es el único correo válido para
recibirla: [email protected].
Las facturas que lleguen en físico, debiendo ser electrónicas,
se devolverán al proveedor, indicando que las deben enviar al
buzón mencionado.
Quienes aún no estén obligados a facturar de manera electrónica
deben enviar la factura en físico en original y copia a CHEC
Estación Uribe, Kilómetro 2 Autopista del Café Manizales,
dependencia Gestión Documental.
En la factura se debe indicar el número de la orden de compra y
el NIT de CHEC. De no venir completa la información, la factura
será devuelta al proveedor.
CHEC no se responsabiliza por facturas entregadas en sitios
diferentes a los indicados anteriormente.
Encuentra aquí todos los procesos de compra de bienes menores o
iguales a 100 SMLMV que se encuentran en etapa de publicación y
cotiza aquellos que pueden ser de tu interés.
Procesos vigentes
Procedimiento compras mayores
Son procesos de compras de bienes mayores o servicios iguales a 250 SMLMV que se encuentran en etapa de publicación
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Consultar la página web de CHEC
En la sección de “Procesos de Contratación Vigentes” encontrarás un vínculo denominado “Procesos Vigentes” donde se publican diariamente los procesos de compras de bienes y servicios mayores o iguales a 250 SMLMV.
Ahí encontrarás las condiciones de contratación que contienen, entre otros, las especificaciones técnicas y requisitos de participación.
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Preparar Ofertas
Si cumples los requisitos publicados en las condiciones de contratación, deberás preparar una oferta que deberás presentar en los tiempos y condiciones estipuladas en ese documento.
Si durante el proceso de preparación de ofertas te surge alguna duda que consideres debe ser aclarada, recuerda que puedes presentarlas conforme al procedimiento que se tenga para tal efecto en los Términos de Referencia de tu proceso de interés.
Recuerda que en CHEC, para poder participar de cualquier proceso de compra mayor, deberás estar inscrito en el Registro de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM.
No olvides estar visitando permanentemente la página web para revisar la publicación de adendas o anexos del proceso de tu interés.
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Presentación de la Oferta
Recuerda llevar tu oferta en el sitio, día y hora establecidos en los Términos de Referencia.
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Entregar documentación para formalizar el contrato
Si fuiste el oferente ganador, recibirás una comunicación de aceptación de oferta.
En ese caso, deberás preparar la documentación requerida para formalizar el contrato según las instrucciones de la carta de aceptación.
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Inscripción en la matrícula de terceros
En caso de ser la primera vez que contratas con CHEC, en el link
Matrícula de Proveedores
encontrarás las instrucciones para registrarte en nuestro sistema contable con el fin de poder tramitar tus pagos.
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Iniciar la ejecución del contrato
Teniendo en cuenta las reuniones adelantadas con el Administrador del Contrato y habiendo allegado toda la documentación necesaria para la formalización del contrato, se suscribe el Acta de Inicio del contrato, momento a partir del cual deberá comenzar la entrega de bienes o la prestación de servicios en las calidades, tiempos y condiciones definidas en los términos de referencia.
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Facturar
Recuerda que deberás hacer llegar tu factura a Soporte Administrativo según lo pactado en los Términos de Referencia, de acuerdo con las entregas parciales o totales.
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Controlar la Ejecución del Contrato
Siempre deberás garantizar que la ejecución del contrato se haga en las mejores condiciones técnicas, administrativas y contractuales. Para tal fin, deberás ejercer un control constante sobre dichas variables manteniendo siempre abierto el canal de comunicación con el Administrador Contractual asignado por CHEC.
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Terminar y Liquidar el Contrato
Una vez cumplidos los compromisos del objeto contratado, se procederá a terminar y liquidar (si aplica) el contrato con la intervención del Administrador Contractual.
Páginas web
Líneas de Atención
(4) 380 55 56. Op. 4
01 8000 515 552. Op. 4